Tien vragen over persoonscertificering

Sinds 2015 kunnen kwaliteitsfunctionarissen een traject doorlopen om  gecertificeerd te worden als vakbekwaam kwaliteitsprofessional. Initiatiefnemer is de beroepsvereniging voor kwaliteitsfunctionarissen, het NNK, dat deze certificering uitvoert onder auspiciën van de Europese Organization for Quality. Wat houdt persoonscertificering in en hoe gaat het in zijn werk? Hoe verhoudt de NNK/EOQ-persoonscertificering zich tot de eisen uit de ISO 9001:2015-norm, waarin een kwaliteitsmanager aanstellen geen expliciete eis is? Bernadette van Pampus legde Cees Beek tien vragen voor. 

1. Waarom heeft het NNK persoonscertificering van de kwaliteitsmanager geïnitieerd?

Een zichzelf respecterende beroepsvereniging bewaakt de kwaliteit van haar beroep en het beroepsprofiel. Veel beroepsgroepen kennen al jaren een vrijwillige of verplichte erkenning van vakmanschap door middel van registratie of certificatie. Dit was er nog niet voor de kwaliteitsmanager. Het is voor werk- en opdrachtgevers moeilijk in te schatten wie een competente kwaliteitsmanager is. Door middel van persoonscertificering kunnen we als beroepsvereniging hier duidelijkheid in scheppen.

In een vraag vanuit de EOQ-gemeenschap naar persoonscertificering in Nederland zag het bestuur van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement (NNK) een mogelijkheid om kwaliteitsprofessionals de gelegenheid te bieden hun vakbekwaamheid te laten erkennen door hun beroepsvereniging. We hebben ervoor gekozen om aan te haken bij het competentieprofiel van de ‘Quality Manager’ van de European Organisation for Quality (EOQ) omdat dit profiel ontwikkeld is en actueel gehouden wordt door meerdere Europese zusterorganisaties. De erkenning heeft dus een Europees draagvlak. Hierdoor ontvangt de gecertificeerde zowel een Nederlands (NNK) als een Europees (EOQ) certificaat. Bovendien zijn het profiel en de manier van toetsing erkend door de IPC (International Personnel Certification) en door de European Accreditation organisatie (EA).

- - -

De kwaliteitsmanager heeft vele rollen: een ‘partner in business’ voor het management, een spil tussen buiten en binnen, tussen management en werkvloer en tussen disciplines.

- - -

In 2011 werd in Nederland een werkgroep gevormd om per- soonscertificering mogelijk te maken conform de eisen van de EOQ en de ISO 17024 (Algemene eisen voor instellingen die certificatie van personen uitvoeren). De EOQ waarborgt en toetst de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van het NNK als certificatie-instelling.

2. Wat houdt persoonscertificering in?

Persoonscertificering is een bewijs van vakbekwaamheid door een onafhankelijke, ter zake kundige instantie. Dit houdt in dat de kennis en de kunde om deze kennis in de praktijk toe te passen door ‘gelijken’ op een onafhankelijke wijze getoetst wordt. Conform de EOQ-eisen worden eerst functie, werkervaring en opleidingen van de potentiële kandidaat beoordeeld.

- - -

In minder dan 50 woorden

• Persoonscertificering is een bewijs van vakbekwaamheid. Hiermee kan de kwaliteitsprofessional zich onderscheiden in het werkveld.
• Het biedt werkgevers zekerheid dat ze werken met een deskundige kwaliteitsprofessional.
• De certificering is afgestemd met de European Organization for Quality.
• Persoonscertificering sluit goed aan bij de eisen uit de ISO 9001:2015.
  
  

- - -

Als men aan de eisen voldoet, wordt men toegelaten tot de toetsing (examen). Deze neemt een dag in beslag en bestaat uit een theoretisch en een praktisch deel. De kennis wordt getoetst door middel van veertig meerkeuzevragen over kwaliteitsmanagementsystemen, proces-, risico-, project- en verandermanagement, klanten & stakeholders, kwa- liteitsmethoden, statistiek en auditing. In het praktijkgedeelte wordt de kunde van de kandidaat getoetst, waaronder ook zijn of haar soft skills en integriteit. De kandidaten worden door het lot ingedeeld in groepen van drie personen. Bij toer- beurt dient elke kandidaat als leider op te treden en met de groep een casus met probleemsituatie en dilemma’s uit te werken en na afloop oplossingsrichting, implementatieplan en dilemma’s te presenteren aan de twee examinatoren.

3. De ISO 9001:2015-norm stelt de leiding verantwoordelijk voor het managementsysteem. Hoe kijkt het NNK daar tegen aan?

ISO 9001 is een ‘managementsysteem’. Logisch dat het management daar verantwoordelijk voor is. Het systeem draagt bij aan het bereiken van hun doelstellingen en is daarmee een hulpmiddel, maar wel een heel relevante. Bij sommige organisaties kreeg ik weleens de indruk dat het systeem er was voor de certificerende instantie en het certificaat voor de klant. Juist die organisaties waar de leiding wel verantwoordelijkheid neemt, plukken daarvan de vruchten. Dat is ook wetenschappelijk aangetoond.

4. Hoe denk je dat deze eis uit de ISO 9001-norm zich in de praktijk zal ontwikkelen?

Ik verwacht dat er niet veel verandert. Het opzetten, imple- menteren en onderhouden van het systeem laat men over aan een expert. Daar is niets mis mee, zolang het management maar de verantwoordelijkheid neemt voor het systeem en gebruik maakt van de stuurinformatie die het systeem voortbrengt. Het is ook essentieel dat de kwaliteitsmanager deel uitmaakt van het MT. Vorig jaar hebben we vanuit de NNK Food Commissie met het food-vakblad VMT een onderzoek gedaan naar de positie en de rol van de kwaliteitsma- nager in de voedingsmiddelenindustrie. Het blijkt dat de helft niet in het MT zit en een derde zelfs nooit in een MT-vergadering komt. Bij een eerder onderzoek in 2011 zat nog 75 procent in het MT. In deze sector is een achteruitgang in de positie te bespeuren.

5. De leiding is verantwoordelijk. Wat is dan de toegevoegde rol van een kwaliteitsmanager?

De kwaliteitsmanager heeft vele rollen. Naar onze mening dient de kwaliteitsmanager vanuit een integrale visie het ma- nagement te adviseren en bewust te maken van interne en externe bedreigingen en kansen. Hij (m/v) dient voor hen een ‘partner in business’ te zijn en hen te ondersteunen bij het realiseren van de doelstellingen en bij het vertalen van het beleid naar de werkvloer. De kwaliteitsmanager is de spil tussen ‘buiten en binnen’, management en werkvloer en tussen disciplines. Hij dient een bijdrage te leveren aan de continuïteit van de organisatie. Dat houdt in de borging van de dagelijkse operatie (leveren wat de klant vraagt en in compliance met de wettelijke eisen) maar daarnaast ook het voortdurend verbeteren van processen en zoeken naar (verbeter)kansen.

- - -

Keurmerk voor de kwaliteitsmanager

De kwaliteitsmanager/-functionaris is onmisbaar voor de kwaliteit van producten en processen in organisaties. Maar wie bewaakt de kwaliteit van deze functionaris? Deze vraag krijgt met persoonscertificering een passend antwoord. Persoonscertificering zorgt voor een kwaliteitsmeting van de persoonlijke vakbekwaamheid binnen de beroepsgroep. Kwaliteitsfunctionarissen die voldoen aan het beroepsprofiel, krijgen met het certificaat de erkenning die ze verdienen. Opdrachtgevers en werkgevers krijgen de zekerheid dat ze werken met een deskundige die voldoet aan het beroepsprofiel. De certificering is op Europees niveau afgestemd met de European Organisation of Quality (EOQ) en voldoet daarmee aan een Europese standaard. De naam van het certificaat is NNK/EOQ Quality Manager.

Voordelen van het NNK/EOQ-certificaat:

• De gecertificeerde kwaliteitsfunctionaris onderscheidt zich in het werkveld.
• Aantoonbare vakbekwaamheid geeft zekerheid voor werkgevers en opdrachtgevers.
• Het certificaat is Europees, wat voordelen heeft voor organisaties die in een internationale omgeving werken.
• Persoonscertificering is geen eindpunt maar een continu proces waarin gecertificeerden aantoonbaar hun vakbekwaamheid bijhouden.
• Certificering leidt tot een sterke beroepsgroep die nieuwe vraagstukken blijft bespreken, aanpakken en verbeteren.

Kijk voor meer informatie op www.nnk.nl

- - -

6. Een directievertegenwoordiger (kwaliteitsmanager) is geen expliciete eis meer in de ISO 9001:2015-norm. Hoe verhoudt zich dit tot de persoonscertificering? Is persoonscertificering dan niet overbodig?

Integendeel, persoonscertificering sluit juist perfect aan bij de 2015-versie. Hoofdstuk 7.2 van de ISO 9001 gaat over ‘competentie’ en stelt dat de ‘organisatie’ (lees: management) de benodigde competenties moet vaststellen van iedere persoon die onder haar gezag werkzaamheden verricht die de prestaties en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) beïnvloeden. Ik schat in dat het management geen (goed) beeld heeft van de competenties die een voor het KMS verantwoordelijke functionaris dient te bezitten. Dat hebben we als beroeps- vereniging wel. Persoonscertificering helpt het management bij de invulling van de 7.2-eisen.

- - -

Het management heeft vaak geen (goed) beeld van de competenties die een voor het KMS verantwoordelijke functionaris dient te bezitten. Dat hebben we als beroepsvereniging wel.

- - -

7. Als de kwaliteitsmanager wél een rol blijft spelen, wat blijft er dan over voor de leiding?

De leiding van de organisatie dient de waarde van kwaliteitsmanagement te onderkennen. Ook dient zij de kwaliteitsma- nager op strategisch niveau te betrekken bij het bepalen van de richting en inrichting van de organisatie. Hem actief ondersteunen en zelf actief deelnemen aan interne audits en audits door derden, management reviews en verbeterprojecten.

8. Welke rol zou de toekomstige kwaliteitsmanager volgens het NNK moeten innemen?

Zoals eerder gezegd dient de kwaliteitsmanager voor het management een ‘partner in business’ te zijn. Het Nederlands Normalisatie Instituut stelt over ISO 9001:2015: ‘Kwaliteitsmanagers moeten zich bewust zijn van het feit dat het vak van kwaliteitsmanagement is geëvolueerd van operationeel technisch naar strategische bedrijfsvoering’.

De toekomstige kwaliteitsmanager zal beheersing van productkwaliteit en systeemborging over gaan laten aan de operatie. Hij zal zich richten op interne en externe kansen en bedreigingen door het voorkomen van risico’s, door het verbeteren en veranderen van de organisatie en door innovatie.

9. Hoe draagt persoonscertificering daaraan bij?

Op twee manieren. Enerzijds worden beroepsontwikkelingen tweemaal per jaar besproken met de certificerende EOQ-organisaties en indien gewenst opgenomen in het compe- tentieprofiel en daarmee in onze toetsing. Daarnaast heeft persoonscertificatie nog een belangrijk aspect, namelijk ‘permanente ontwikkeling’. Het certificaat is drie jaar geldig. Als de gecertificeerde kwaliteitsmanager het certificaat wil verlengen, dan dient hij een reflectieverslag te schrijven over de afgelopen periode en een ontwikkelplan op te stellen voor de komende drie jaar over zijn vakinhoudelijke en professionele ontwikkeling en eventuele bijdrage aan het vakgebied. Verslag en plan worden besproken met en beoordeeld door onze examinatoren.

10. Wat is de toekomst van persoonscertificering?

We zien de toekomst positief in, omdat persoonscertificering enerzijds invulling geeft aan het aantoonbaarheidsvraagstuk van vakbekwaamheid - ook belangrijk voor zelfstandigen - en anderzijds een antwoord is op het integriteitsvraagstuk dat in bepaalde sectoren speelt. Denk hierbij aan fraude met voedsel in de levensmiddelenindustrie. De gecertificeerde kwaliteitsmanager tekent een certificatiecontract met het NNK. Hierin is de EOQ-gedragscode opgenomen. Door de ondertekening verklaart hij zich te houden aan een professionele en ethische uitoefening van zijn functie.

- - -

De kwaliteitsmanager van de toekomst zal zich richten op interne en externe kansen en bedreigingen, door risico’s te voorkomen, organisatieverbetering en innovatie.

- - -

- - -

Auteurs

Cees Beek is kwaliteitskundige en binnen het NNK bestuurslid, voorzitter van de Food Commissie, certificatie manager en NNK vertegenwoordiger bij de EOQ.

Bernadette van Pampus is zelfstandig organisatieadviseur sinds 1996. Haar specialisme ligt op het gebied van kwaliteitsmanage- ment en het implementeren van de ISO-normen. Sinds 2005 leidt zij auditoren op.

- - -

Dit artikel verscheen eerder op www.sigmaonline.nl, platform voor kwaliteit van de organisatie.